Überlegungen und Anzeige der Rechnungen
Rechnungen verwalten
Willkommen im Rechnungsverwaltungsmodul von Plugin.ch! Dieses Kapitel führt Sie durch die grundlegenden Konzepte der Rechnungsstellung. Sie lernen, wie Sie Ihre Rechnungen erstellen, drucken, per E-Mail versenden und verwalten, einschliesslich der Zahlungsmahnungen. Die Rechnungen von Plugin.ch integrieren den seit Mitte 2020 geltenden ISO-20022-Standard mit QR-Codes.
Praktische Empfehlungen
Rechnungen nach Thema gruppieren
Organisieren Sie Ihre Rechnungen in logischen Gruppen, um die Verwaltung zu erleichtern: Licences 2024, Sommerabonnements, Gruppenkurse, Juniorenlager usw. Diese Struktur erleichtert die Nachverfolgung und die Mahnungen.
Die Zuordnungen Mitglieder–Artikel überprüfen
Stellen Sie vor der Erstellung der Lizenzrechnungen zu Saisonbeginn sicher, dass alle relevanten Mitglieder korrekt mit den entsprechenden Lizenzartikeln verknüpft sind.
Mehrere Artikel verrechnen
Eine einzelne Rechnung kann mehrere Artikel enthalten. Sie können Lizenzen, Abonnements und verschiedene Leistungen auf einem einzigen Rechnungsdokument kombinieren.
Vor dem Drucken bearbeiten
Sofern entsprechend eingestellt, können Sie eine Rechnung nach ihrer Erstellung, aber vor dem Druck anpassen. Ideal, um Beträge zu korrigieren oder Rabatte bzw. zusätzliche Gebühren hinzuzufügen.
Familien gemeinsam verrechnen
Sie können die Mitglieder derselben Familie auf einer einzigen Rechnung zusammenfassen. Achtung: Die Zahlungsabwicklung wird bei diesem Vorgehen komplexer.
Rabatte und Gebühren hinzufügen
Verwenden Sie Artikel vom Typ Rabatt (negative Beträge) oder zusätzliche Gebühren, um den verrechneten Betrag für jedes Mitglied genau anzupassen.
Den Rechnungstyp ändern
Eine Papierrechnung kann in eine E-Mail-Rechnung umgewandelt werden und umgekehrt. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikationsart je nach Bedarf anzupassen.
Die Anzeige der Rechnungen verstehen
Jede Rechnungszeile im System zeigt mehrere Informationsspalten an. Hier erfahren Sie, was jedes Element bedeutet:
Spalte 1: Kontrollkästchen
Ermöglicht die Auswahl einer oder mehrerer Rechnungen für Sammelaktionen (Drucken, Löschen usw.).
Spalte 2: Archivierungssymbol
Wenn eine Rechnung archiviert ist, wird in dieser Spalte ein Symbol angezeigt. Archivierte Rechnungen bleiben zugänglich, werden aber standardmässig nicht angezeigt.
Spalte 9: Rechnungstyp
Gibt die Art des Dokuments an:
- 0 = Originalrechnung
- 1 = 1. Mahnung
- 2 = 2. Mahnung (und weitere)
Spalte 10: Anzahl Ausdrucke
Zeigt an, wie oft die Rechnung gedruckt wurde. Nützlich, um Doppelausdrucke und Druckfehler nachzuverfolgen.
Spalte 11: Statussymbole
Das Herzstück des Systems: Diese visuellen Symbole zeigen Ihnen den genauen Status jeder Rechnung an:
Papierrechnungen:
Papier-PDF noch nicht gedruckt
Papierrechnung gedruckt
Papiermahnung erstellt
Papiermahnung gedruckt
E-Mail-Rechnungen:
E-Mail-Rechnung erstellt
E-Mail-Rechnung versendet
E-Mail-Mahnung erstellt
E-Mail-Mahnung versendet
Spalten 12–13: Aktionen
Zwei Symbole ermöglichen Ihnen einen direkten Eingriff:
- Stift-Symbol (Spalte 12) = Rechnung bearbeiten
- Papierkorb-Symbol (Spalte 13) = Rechnung löschen
Die Statussymbole sind Ihr wichtigstes Steuerungsinstrument. Auf einen Blick wissen Sie, ob eine Rechnung gedruckt, versendet wurde oder ob eine Mahnung läuft. Diese Transparenz erleichtert die Nachverfolgung offener Zahlungen.
Plugin.ch-Tutorial — Rechnungen verwalten